1. Repasar los conceptos generales de la hoja de calculo
Excel.
2. Manejar diferentes operaciones con Datos, como validar
celdas o rangos, filtrar información, ordenar datos, entregar resultados
parciales y soportar informes con gráficos estadísticos.
3. A través de las Tablas Dinámicas poder modificar el
aspecto de una lista de elementos de una forma más fácil, cómoda y resumida;
cambiar su aspecto y mover campos de lugar. Además, poder entregar totales
parciales y generales.
Información general y ejemplos
de validación de datos
¿Qué es la validación de datos?
La validación de datos de Microsoft Excel permite
definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda. Por ejemplo, se
puede permitir la entrada de una puntuación por letras con sólo las letras
comprendidas entre la A y la F. Se puede configurar la validación de datos para
evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o permitir su entrada y
comprobarlos tras finalizar el usuario. También se pueden proporcionar mensajes
que definan la entrada que se espera en la celda así como instrucciones para
ayudar a los usuarios a corregir errores.
Cuando se introducen datos que no cumplen los
requisitos, Excel muestra un mensaje con instrucciones proporcionadas por el
usuario.
La validación de datos resulta especialmente útil al
diseñar formularios u hojas de cálculo que otras personas utilizarán para
introducir datos como formularios presupuestarios o informes de gastos.
En este artículo se describe cómo configurar la
validación de datos, incluidos los tipos de datos que se pueden validar y los
mensajes que se pueden mostrar, además de proporcionar un libro que se puede
descargar para obtener ejemplos de validación que se pueden modificar y
utilizar en hojas de cálculo propias.
Tipos de datos que se pueden validar
Excel permite designar los siguientes tipos de datos
válidos para una celda:
Números
Especifique que la entrada en una celda debe ser un número entero o un número
decimal. Puede establecer un mínimo o máximo, excluir un número o intervalo
determinado, o utilizar una fórmula para calcular la validez de un número.
Fechas y horas
Establezca un mínimo o máximo, excluya determinadas fechas u horas, o utilice
una fórmula para calcular la validez de una fecha u hora.
Longitud
Limite el número de caracteres que se puede escribir en una celda o exija un
número mínimo de caracteres.
Lista de valores
Elabore una lista de las opciones para una celda como, por ejemplo, pequeño,
mediano, grande, y admita sólo esos valores en la celda. Se puede mostrar una
flecha de lista desplegable cuando un usuario hace clic en la celda para
facilitar la selección de una opción de la lista.
Tipos de mensajes que se puede mostrar
Para cada celda que se valida, se pueden mostrar dos
mensajes diferentes: uno que aparece antes de que el usuario introduzca los
datos y otro que aparece después de que el usuario intente introducir los datos
que no cumplen los requisitos. Si los usuarios tienen activado el Ayudante de
Office, éste mostrará los mensajes.
Mensaje de entrada
Mensaje entrante Este tipo de mensaje aparece cuando un usuario hace clic en la
celda validada. Se puede utilizar este tipo de mensaje para facilitar
instrucciones sobre el tipo de datos que se han de introducir en la celda.
Mensaje de error
Este tipo de mensaje aparece sólo cuando el usuario escribe datos no válidos y
presiona la tecla ENTRAR. Se puede elegir entre tres tipos de mensajes de
error:
·
Mensaje de información
Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Además del texto que
proporciona el usuario, incluye un icono de información, un botón Aceptar,
que introduce los datos no válidos en la celda, y un botón Cancelar,
que restaura el valor anterior de la celda.
·
Mensaje de advertencia
Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que
proporciona el usuario, un icono de advertencia y tres botones: Sí introduce
los datos no válidos en la celda, Noregresa a la celda para más
modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la
celda.
·
Mensaje de detención Este mensaje no
permite la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el
usuario, un icono de detención y dos botones: Reintentar regresa
a la celda para más modificaciones y Cancelar restaura el
valor anterior de la celda. Observe que este mensaje no está concebido como
medida de seguridad: si bien los usuarios no pueden introducir datos no válidos
escribiendo y presionando ENTRAR, pueden eludir la validación copiando y
pegando o rellenando datos en la celda.
Si no se especifica ningún mensaje, Excel marca si los
datos que introduce un usuario son válidos de modo que se pueden comprobar más
adelante, pero no notifica al usuario cuando una entrada no es válida.
Ejemplos de validación
La mejor manera de comprender lo que es la validación
de datos es verla en acción. Si descarga el libro de ejemplo que acompaña a
este artículo, obtendrá ejemplos de cada tipo de validación y todos los tipos
de mensaje. El libro incluye instrucciones para ver la configuración utilizada
para cada celda validada y copiar la configuración de la validación en los
propios libros, donde se puede modificarla según las propias necesidades.
Configurar la validación de datos
Cuando sepa qué tipo de validación desea utilizar en
una hoja de cálculo, podrá usar el comando Validación en el
menú Datos para configurarla. Las instrucciones se encuentran
en el libro de ejemplo que podrá descargar en este artículo así como en la
Ayuda de Excel 2002. A continuación figura información general del proceso:
1. Comfigurar la hoja de
cálculo Introduzca primero los datos y fórmulas en la hoja
de cálculo. Si utiliza una lista de opciones válidas, introduzca la lista y
asígnele un nombre.
2. Definir la
configuración de una celda Empezando por la primera
celda que desee validar, utilice el cuadro de diálogo Validación de
datos para designar el tipo de validación que desee, un mensaje
entrante y un mensaje de error si lo desea.
3. Configurar la
validación de otras celdas A menudo podrá ahorrar tiempo
copiando la configuración de la validación de la primera celda a otras celdas
y, a continuación, modificando dicha configuración.
4. Probar las reglas de
validación Introduzca datos válidos y no válidos en las
celdas para asegurarse de que funcione debidamente la configuración y los
mensajes aparezcan en el momento previsto. Utilice el comando Validación para
cambiar la configuración. Si realiza cambios en la validación de una celda,
podrá aplicar automáticamente los cambios a todas las demás celdas con la misma
configuración.
5. Configurar las listas
de opciones válidas Si utilizó una lista de opciones válidas y desea
que los usuarios no puedan encontrar ni cambiar la lista, puede poner la lista
en otra hoja de cálculo, configurar la validación, ocultar la hoja de cálculo
que contiene la lista y, a continuación, proteger el libro mediante una
contraseña. La contraseña del libro contribuirá a evitar que usuarios que no
conozcan la contraseña puedan mostrar la hoja de cálculo que contiene la lista.
6. Aplicar protección si
se desea Si piensa proteger la hoja de cálculo o el libro,
hágalo después de configurar la validación. Asegúrese de desbloquear las
celdas validadas antes de proteger la hoja de cálculo; en caso contrario, los
usuarios no podrán escribir en las celdas.
7. Compartir el libro si
se desea Si piensa compartir el libro, hágalo después de
configurar la validación y la protección. Tras compartir un libro, no podrá
cambiar la configuración de la validación a menos que deje de compartir el
libro. Excel, sin embargo, seguirá validando las celdas designadas mientras se
comparta el libro.
8. Comprobar si los
resultados incluyen datos no válidos Después de que
los usuarios introduzcan datos en la hoja de cálculo, podrá comprobar si ésta
incluye datos no válidos de acuerdo lo que se describe más adelante en este
artículo.
Introducir datos en celdas validadas
A continuación se describe cómo es el proceso de
introducción de datos para los usuarios. Se pueden utilizar mensajes entrantes
y de error para facilitar las instrucciones que los usuarios necesitan para
comprender cómo se ha configurado la hoja de cálculo con el propósito de
asegurar que los datos son correctos. Para verlo, descargue el libro de ejemplo
que acompaña a este artículo y vea los ejemplos en la hoja Mensajes.
Ver el mensaje entrante
Cuando un usuario hace clic en una celda validada o utiliza las teclas de
dirección para desplazarse a la celda, el mensaje entrante aparece en el globo
del Ayudante o en un cuadro de mensaje independiente. Si proporcionó una lista
desplegable para la celda, la flecha de lista desplegable aparecerá a la
derecha de la celda.
Escribir datos
Cuando el usuario escribe datos o hace clic en la flecha de lista desplegable
para seleccionar un valor de la lista, el mensaje entrante permanece en la
pantalla (la lista desplegable puede tapar parte del mensaje).
Escribir datos válidos
Si el usuario escribe datos válidos y presiona la tecla ENTRAR, los datos
quedan introducidos en la celda y no sucede nada especial.
Escribir datos no válidos
Si el usuario escribe datos que no cumplen los criterios y se especificó un
mensaje de error para los datos no válidos, dicho mensaje aparecerá en un globo
del Ayudante o en una ventana independiente de mensajes. A continuación, el
usuario podrá leer el mensaje y decidir qué va a hacer.
·
En caso de un mensaje de información, el usuario puede hacer clic en Aceptar para
introducir los datos no válidos o hacer clic en Cancelar para
empezar de nuevo.
·
En caso de un mensaje de advertencia, el usuario puede hacer clic en Sí para
introducir los datos no válidos, enNo para seguir modificando la
celda o en Cancelar para empezar de nuevo.
·
En caso de un mensaje de detención, el usuario no puede introducir los
datos no válidos y puede hacer clic enReintentar para modificar la
celda o en Cancelar para empezar de nuevo.
Si no se proporcionan mensajes, la introducción de
datos en celdas validadas es igual a la introducción normal de datos en Excel.
Sin embargo, Excel marca todas las celdas con entradas no válidas de modo que
sean fáciles de encontrar.
Comprobar si hay entradas no válidas en
una hoja de cálculo
Al recibir hojas de cálculo de usuarios que pueden
haber introducido datos no válidos, puede configurar Excel de modo que muestre
círculos rojos alrededor de los datos que no cumplan los criterios, facilitando
así la búsqueda de errores en las hojas de cálculo. Utilice los botones Rodear
con un círculo datos no válidos y Borrar círculos de
validación en la barra de herramientas Auditoría.
El valor de esta celda está rodeado con un círculo
porque no cumple una regla de validación.
El círculo desaparecerá cuando corrija los datos de la
celda. Para ver en qué consiste esta característica, descargue el libro de
ejemplo que acompaña a este artículo y vea la hoja Datos no válidos.
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